1 相手の団体名、所在地、姓名及び要件をはっきり確認する。 |
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相手が右翼や同和団体を名乗るだけで、気後れして確認が不十分になりがちです。勇気を持って確認しましょう。 |
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会話の内容を録音やメモ(報告書)に残しておくと、後日トラブルが発生したときに、有効な証拠となります。あなたは会話の当事者ですから、相手との会話の内容を録音しても法的に何の問題もありません。
また、メモは言葉のやりとりはもちろんのこと、相手の口調を含め、出来るだけ詳細に書いておいて下さい。 |
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特に、法的措置をとる場合、相手の特定は必要条件です。ありふれた姓だけを名乗るケースが多く、これだけでは相手を特定するのに多くの手間がかかります。 |
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相手も同時に録音しているかも知れないことを念頭に置くことも大切です。 |
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2 社長・所長・支店長等トップには取り次がず担当者で対応する。 |
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いきなり決定権を持った者が対応すると、その場での即答を迫られ、よく検討する余裕もなく不利な結果となりがちです。 |
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何かの不都合でトップが電話に出てしまったら「そのような要件は○○課(者)に担当させている」と担当者(者)へつなぎ直させる
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3 不要と判断した場合ははっきりと断る。 |
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「当社では購入(読)の意思はありませんのでお断りします。」「入りません。」とはっきり断って下さい。
執拗に要求されても「何度言われても同じです。」と繰り返しましょう。
また、購入(読)を断る理由を説明する必要は全くありません。 |
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「同業者の多くが協賛している。」「国民として我々の主義、主張に反対するのか。」「今回一度限りで結構だ。」などと強引に要求されてもはっきり拒否しましょう。(主義主張に賛同することと図書を購入することは別問題です。) |
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「結構です。」「いいです。」は容認したという口実にされるおそれがあります。
また、値段や支払方法の交渉は、購入(読)を承諾したと思わせることにもなるのでそのような話をしないことです。 |
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「検討します」「上司に相談します」「後刻返事します。」は相手に新たな口実をあたえることとなります。とりわけ「こちらからお電話します。」は避けましょう。 |
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相手は懇願、懐柔、恫喝等々あらゆるテクニックを駆使します。恐れず、侮らず、乗ずる隙を与えないよう、毅然とした対応が肝心です。 |
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政治問題や社会問題に関する論争や議論は絶対に避け、相手の挑発に乗らない、また言葉尻をとられないようにして下さい。 |
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電話対応は出来るだけ短くしましょう。そのために、最初に5分あるいは10分の時間制限を明言しておくことも大切です。 |
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早い段階で断りましょう。 |
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相談事例?@ |
: |
購読要求を拒否したが機関誌が送付されてきた。 |
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相談内容 |
: |
甲会社は、政治結社○○会から機関誌を購入してほしいとの電話があった。 |
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購入意思がないので購入を断った。3日後、宅配便で機関誌が送られてきた。 |
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対応要領 |
文 例 |
送達されたきた機関誌を受け取ってしまった場合には、そのまま放置せず、購入拒否の意思を明確に相手に通達することが大切です。断り状(右の例文の断り書)を作成し、送付されてきた機関誌は配達証明郵便で送り返して下さい。 |
この度、送付されました「機関誌○○」につきましては、当社は注文した事実もなく、購入する意思もありませんので返送します。今後も購読する意思はありませんので送付しないで下さい。
平成○○年 ○月 ○日
住所
会社名
○○○○様 |
相談事例?A |
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購読要求の電話もないのに突然、機関誌が送付されてきた。 |
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相談内容 |
: |
会社に政治結社○○会から一方的に機関誌が郵送されてきた。 |
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全く購入する意思がないので受取を拒否するとともに、今後に備えて、機関誌の送付を拒否することを明らかにしたい。 |
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対応要領 |
文 例 |
右の文例の断り状を内容証明〒(配達証明付)で相手に送付し、断る意思伝えて下さい。
図書は、郵便または宅配便で返送して下さい。その際には書留扱い等にして後日、相手に返送したことが明らかにできる方法を利用して下さい。 |
貴政治結社○○会から送付された「機関誌○○」につきましては、購入する意思もありませんので返送します。今後も購読する意思はありませんので一方的な返送はお断りします。
平成○○年 ○月 ○日
住所
会社名
○○○○様 |
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